Executive Assistant & Events Support

Aboca to włoska firma medyczna, która koncentruje się na opiece zdrowotnej poprzez naturalne produkty, które szanują ciało i środowisko. Została założona ponad 40 lat temu w Sansepolcro w Toskanii, w celu poszukiwania rozwiązań dla ludzkiej opieki w złożoności natury. Obecnie zatrudnia ponad 1800 pracowników i działa w 16 krajach.

Oferujemy możliwość zatrudnienia na stanowisku: Executive Assistant & Events Support.

Zakres obowiazków: Wsparcie Dyrektora Generalnego w zarządzaniu agendą oraz terminarzem spotkań. Organizacja terminarza Kierownika Działu Sprzedaży oraz koordynacja szkoleń, spotkań i wyjazdów firmowych. Koordynacja wydarzeń skierowanych do różnych grup interesariuszy tj. farmaceutów, lekarzy, przedstawicieli farmaceutycznych, zespołu szkoleń itd. w ramach przydzielonego budżetu i wytycznych zgodnych z polityką firmy. Koordynacja i bezpośrednia współpraca z centralą firmy dotycząca organizacji wspólnych wydarzeń (wewnętrznych i zewnętrznych).

Główne obowiazki:

• Koordynacja kalendarza spotkań Dyrektora Generalnego i Kierownika Działu Sprzedaży
• Wsparcie Dyrektora Generalnego i Kierownika Sprzedaży w organizacji podróży służbowych, spotkań biznesowych, zawierania umów oraz rozliczanie wydatków służbowych
• Sporządzanie i weryfikacja dokumentów, przygotowywanie prezentacji i raportów na potrzeby Zarządu
• Planowanie rocznego kalendarza spotkań i wydarzeń we współpracy z poszczególnymi działami firmy oraz koordynacja wspólnych eventów z centralą firmy
• Rezerwacja hoteli, transportu i pozostałych kwestii, niezbędnych do organizacji spotkań i szkoleń
• We współpracy z centralą zawieranie umów ramowych z dostawcami usług, weryfikacja uzgodnionych warunków ekonomicznych i przestrzeganie zapisów umów ramowych i ofert
• Koordynacja i zapewnienie niezbędnych materiałów marketingowych i merchandisingowych podczas eventów szkoleniowych na terenie kraju
• Odpowiedzialność za przygotowanie sali konferencyjnych, konfigurację i sprawdzenie sprzętu elektronicznego (przy wsparciu IT) oraz pozostałe aspekty dotyczące spotkania wewnętrznego lub zewnętrznego firmy
• Promowanie usprawnień procesów/usług, które mogą zapewnić najlepszy stosunek kosztów do korzyści oraz kontrola przestrzegania wyznaczonego budżetu

Kwalifikacje:

- Doświadczenie w organizacji eventów lub praca w branży eventowej

- Minimum roczne doświadczenie na podobnym stanowisku

- Gotowość do wyjazdów służbowych w kraju i zagranicą
Języki: polski i angielski (biegle), preferowany włoski
Umiejętności informatyczne: Pakiet MS Office
Miejsce pracy: Poznań (raz w tygodniu: Katowice)

Aboca Spa Società Agricola SpA angażuje się w różnorodność i integrację oraz oferuje pełne szacunku środowisko pracy, wolne od dyskryminacji i nękania. Kandydaci są wybierani bez względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć, pochodzenie etniczne i bez względu na niepełnosprawność, status ciąży, orientację seksualną, tożsamość płciową lub ekspresję płciową, status pomocy publicznej lub jakąkolwiek inną chronioną klasyfikację.